Politique de confidentialité

Sam by Slate est une application qui aide une entreprise à traiter les messages qu’elle reçoit : elle les classe, les résume et prépare des réponses que vous validez. Cette page explique quelles données nous traitons, pourquoi, où elles se trouvent, et comment les faire supprimer.

1. Qui est responsable de vos données

Slate, Quentin Delmas, Genève, Suisse. Adresse postale : case postale à compléter. Contact : adresse e-mail de contact.

2. Les données que nous traitons

• Votre compte : adresse e-mail et mot de passe. Le mot de passe est enregistré sous une forme chiffrée que personne ne peut lire, pas même nous. C’est le même compte Slate que celui de Nina by Slate.
• Votre entreprise : son nom, et ce que vous dites de vous à Sam (sa mémoire : activité, ville, produits et prix, délais, horaires, comment vous aimez répondre, votre signature) ainsi que vos règles « quand … faire … ». Si vous utilisez Nina by Slate, Sam lit aussi « Ma marque » et votre catalogue.
• Les messages que vous confiez à Sam : le nom et l’adresse e-mail de la personne qui vous écrit, l’objet et le texte du message, puis le classement, le résumé et la réponse préparés, et ce que vous en avez fait (répondu, classé sans suite, supprimé). Ces messages contiennent des données personnelles de tiers (vos clients, vos fournisseurs) : vous les traitez en tant qu’entreprise, dans le cadre de votre relation avec eux, et vous ne confiez à Sam que ce qui est nécessaire pour répondre.
• Votre boîte Gmail, si vous la reliez (section 5) : l’adresse de la boîte, la clé d’accès que Google remet à Sam (chiffrée sur nos serveurs), ce que vous avez choisi qu’il lise (toute la boîte, les messages non lus, ou ce que vous lui transférez) et la date de sa dernière lecture. D’un message lu dans votre boîte, Sam ne garde que l’expéditeur (nom et adresse), l’objet, la date, son classement, son résumé et un extrait de 300 caractères : le texte entier n’est pas enregistré chez nous, il est relu dans votre boîte au moment de préparer une réponse ou quand vous demandez « Lire le message entier ». Les pièces jointes ne sont ni lues ni gardées ; les autres destinataires du message ne sont pas enregistrés.
• Votre téléphone, si vous le reliez (section 6) : votre numéro de mobile et le prénom que Sam annonce, vos SMS avec Sam, vos demandes faites au téléphone (transcrites en texte), et le résumé de chaque appel ; jamais le son d’un appel.
• Un journal technique : la date de chaque lecture par l’intelligence artificielle et de chaque e-mail envoyé (pour limiter les abus), le journal des dépenses du téléphone (nombre de SMS et de minutes), et les journaux habituels de l’hébergeur (adresse IP, date, page demandée).

Ce que nous ne faisons pas : pas de publicité, pas de traceurs publicitaires, pas de revente ni de location de données, et jamais d’envoi sans votre geste.

3. À quoi servent ces données

Uniquement à faire fonctionner le service : vous connecter, classer et résumer vos messages, préparer des réponses dans votre ton à partir de ce que vous avez appris à Sam, et envoyer une réponse quand vous le demandez. Le traitement repose sur le contrat qui nous lie (l’utilisation du service).

4. Intelligence artificielle

Pour lire un message et préparer une réponse, nous transmettons à notre prestataire d’intelligence artificielle (Anthropic, modèle Claude) le message tel que reçu (collé par vous, ou lu dans votre boîte Gmail reliée), la mémoire de votre entreprise, vos règles validées, votre catalogue et votre consigne de retouche s’il y en a une. Le message est présenté comme une donnée à lire, jamais comme une instruction à suivre. Sans clé d’intelligence artificielle, Sam travaille sans elle : rien ne sort de nos serveurs.

À compléter après vérification du contrat Anthropic : durée de conservation chez le prestataire, et absence d’utilisation pour entraîner ses modèles.

5. Votre boîte Gmail (Google)

Relier votre boîte Gmail est facultatif. Vous le faites vous-même, depuis « Votre boîte », en autorisant Sam sur l’écran de consentement de Google. Sam demande à Google deux accès, et seulement ceux-là : lire votre boîte et envoyer des messages depuis elle. Il ne modifie, ne classe, n’archive et ne supprime jamais rien dans votre boîte.

• Ce qu’il lit : les messages qui arrivent dans votre boîte de réception, selon le réglage que vous choisissez (toute la boîte, les messages non lus, ou seulement ceux que vous lui transférez), toutes les dix minutes ou quand vous cliquez sur « Synchroniser ». Ces messages viennent de tiers (vos clients, vos fournisseurs, toute personne qui vous écrit) : Sam les traite pour votre compte, comme un message que vous lui auriez collé, et vous restez responsable de ce traitement vis-à-vis d’eux. Tout ce qu’il lit est une donnée, jamais une consigne.
• Ce qu’il garde : seulement ce que dit la section 2 (expéditeur, objet, date, classement, résumé, extrait de 300 caractères). Le texte entier est transmis au prestataire d’intelligence artificielle le temps de préparer la réponse (section 4), puis n’est pas conservé chez nous.
• Ce qu’il envoie : uniquement la réponse que vous validez en cliquant sur « Envoyer par e-mail », depuis votre boîte, dans le fil du message reçu. Rien ne part sans votre geste.
• La clé d’accès remise par Google est chiffrée sur nos serveurs ; elle n’est jamais présente dans le navigateur ni lisible depuis votre compte. Elle ne sert qu’à lire votre boîte et à envoyer vos réponses.
• Retirer l’accès : « Déconnecter », dans « Votre boîte », efface la clé chez nous et retire l’accès de Sam chez Google ; la suppression de votre compte fait de même. Vous pouvez aussi retirer l’accès à tout moment depuis votre compte Google (Sécurité › Connexions tierces). Les messages déjà importés restent dans Sam tant que vous ne les supprimez pas.

L’utilisation que Sam by Slate fait des données reçues des API Google respecte la politique de Google sur les données des utilisateurs des services API, y compris ses exigences d’utilisation limitée (« Limited Use ») : ces données ne servent qu’à vous rendre le service décrit ici, ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni lues par des personnes, sauf avec votre accord, pour la sécurité, ou si la loi l’exige. Statut de la vérification de l’application par Google (en mode test, seules les adresses inscrites comme testeurs peuvent relier leur boîte) et date de passage en production.

6. Le téléphone : SMS et appels

Relier votre numéro de mobile est facultatif. Vous le faites dans « Compte », et nous le vérifions par un code envoyé par SMS ; seul un numéro vérifié peut écrire à Sam ou l’appeler. Vous pouvez ensuite lui écrire par SMS, l’appeler, et lui demander d’appeler pour vous un commerce ou un service (réserver une table, prendre un rendez-vous, poser une question).

• Ce qui passe par Twilio : les SMS et les appels passent par Twilio (Twilio Inc., États-Unis), notre prestataire de téléphonie, qui agit sur nos instructions comme sous-traitant. Il reçoit votre numéro, le contenu des SMS échangés avec Sam, le son de vos appels à Sam le temps de le transcrire en texte, et, pour un appel que Sam passe pour vous, le numéro appelé et ce qui s’y dit le temps de l’appel. Nous ne demandons à Twilio aucun enregistrement. Vérifier le contrat de traitement de Twilio (DPA), sa région de traitement et sa durée de conservation des SMS et des journaux d’appel.
• Aucun enregistrement des appels : ni le son, ni la conversation. En Suisse, enregistrer une conversation sans l’accord des personnes est puni (art. 179bis et suivants du Code pénal). Pendant un appel passé pour vous, l’échange n’existe que le temps de l’appel, pour que Sam suive la conversation ; il est effacé à la fin, et seul le résumé est gardé (ce qui a été obtenu, ce qui vous reste à faire).
• L’annonce « assistant automatique » : dès le début de chaque appel qu’il passe pour vous, Sam dit qu’il est un assistant automatique, qu’il appelle de la part du prénom que vous avez donné, et que l’appel n’est pas enregistré. Il ne donne que les informations que vous lui confiez pour cet appel, et jamais de moyen de paiement.
• Les personnes appelées : ce que dit le commerce ou le service est utilisé le temps de l’appel pour obtenir ce que vous avez demandé ; seul le résumé reste, dans votre compte.
• Ce que nous gardons : votre numéro, vos SMS avec Sam (en texte), vos demandes faites au téléphone (en texte, comme une demande écrite), le résumé de chaque appel, et le compte des SMS et des minutes. Les codes (vérification, confirmation « OUI ») ne sont jamais gardés en clair. Pour limiter les abus (codes demandés en masse, numéros qui écrivent à Sam sans être reliés), nous gardons une empreinte chiffrée de ces numéros, jamais le numéro lui-même, et rien de leurs messages. Ce que vous demandez par SMS ou au téléphone passe aussi par notre prestataire d’intelligence artificielle (section 4).
• Arrêter : répondez STOP pour que Sam ne vous envoie plus de SMS (START pour reprendre) ; « Retirer ce numéro », dans « Compte », coupe le lien avec votre numéro ; la suppression du compte efface tout.

7. Où se trouvent vos données et qui y accède

Nous faisons appel à des prestataires, qui n’agissent que sur nos instructions :

• Supabase : base de données et comptes (le même projet que Nina by Slate). Région : Suisse (Zurich).
• Vercel : hébergement de l’application. Région d’exécution.
• Anthropic : lecture des messages et rédaction des réponses (modèle Claude). Pays de traitement.
• Resend : envoi des réponses par e-mail quand vous choisissez « Envoyer par e-mail » sans boîte Gmail reliée ; il reçoit l’adresse du destinataire, votre adresse en réponse, l’objet et le texte. Pays de traitement.
• Twilio (Twilio Inc., États-Unis) : les SMS et les appels, si vous reliez votre numéro (section 6) : votre numéro, le contenu des SMS, le son des appels le temps de la transcription, les numéros appelés pour vous. Région et garanties de transfert à confirmer.
• Google : si vous reliez votre boîte Gmail (section 5), la lecture de vos messages et l’envoi de vos réponses passent par les services de Google, au nom de votre compte Google et selon ses propres conditions. Google n’est pas un sous-traitant de Slate : c’est votre fournisseur de messagerie.
• Service d’envoi des e-mails de compte (confirmation d’inscription, mot de passe oublié).

Certains de ces prestataires traitent des données hors de Suisse et de l’Union européenne. Dans ce cas, le transfert est encadré par des garanties reconnues (clauses contractuelles types). À préciser prestataire par prestataire.

8. Combien de temps nous les gardons

Tant que votre compte existe, ou jusqu’à ce que vous supprimiez un message (« Supprimer » sur le message). Vos SMS avec Sam et les résumés d’appels : tant que votre compte existe (durée maximale à décider, par exemple douze mois) ; le fil d’un appel passé pour vous est effacé dès la fin de l’appel. La clé d’accès à votre boîte Gmail est effacée dès que vous la déconnectez. Quand vous supprimez votre compte, votre entreprise, la mémoire de Sam, vos règles, tous vos messages et la connexion à votre boîte Gmail sont effacés immédiatement de nos systèmes, ainsi que vos données chez Nina by Slate (même compte) ; les sauvegardes techniques sont écrasées sous nombre de jours jours.

9. Vos droits, et ceux des personnes qui vous écrivent

Vous pouvez à tout moment consulter et corriger vos données dans l’application, en demander une copie, et les faire supprimer. Une personne qui vous a écrit peut vous demander l’accès à ses données ou leur suppression : vous y répondez en tant qu’entreprise, et vous supprimez le message dans Sam.

Supprimer votre compte : page « Compte », « Supprimer mon compte ». La suppression est immédiate et définitive. Vous pouvez aussi nous l’écrire à l’adresse de contact ci-dessus.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (Suisse) ou à l’autorité de protection des données de votre pays.

10. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Chaque entreprise n’a accès qu’à ses propres données : cette séparation est appliquée par la base de données elle-même. Les clés de nos prestataires restent sur nos serveurs et ne sont jamais présentes dans le navigateur ; la clé d’accès à votre boîte Gmail est en plus chiffrée dans la base, dans une table que les comptes ne peuvent pas lire.

11. Modifications

Si cette politique change sur un point important, nous vous en informons dans l’application avant l’entrée en vigueur du changement.